Att planera evenemang kan vara en överväldigande process även för erfarna arrangörer. Det finns helt enkelt för många faktorer att ta hänsyn till.
Du har deltagare, eventregistreringar, marknadsföringsstrategier och sponsring, för att inte tala om virtuella, hybrida och uteslutande personliga event med olika behov.
Du säger det: Jag förstår. Det är komplicerat. Men hur ska jag planera tidpunkten för evenemanget? Jag kan ju inte förutse framtiden, eller hur?
Stanna upp och ta ett djupt andetag. Låt inte dig själv oroa dig för något som troligen inte kommer att hända inom överskådlig framtid.
Eventscheman hjälper dig att grunda dina tankar och planera ett framgångsrikt event. Vi visar hur du sätter ihop en sådan plan och ger dig tips om vilka aspekter av evenemanget du ska fokusera på.
Låt oss få några saker ur vägen: Ditt schema kommer inte att vara användbart om det inte har gått tillräckligt lång tid innan evenemanget startar.
Det finns inget enkelt svar på frågan om när man ska schemalägga evenemang. I slutändan beror det på vilken typ av evenemang du vill vara värd för.
Är det ett stort eller litet evenemang? Detta är viktigt eftersom stora evenemang kan ta upp till 12 månader att planera. Dessutom måste du boka lokaler för stora evenemang och anlita lämpliga underhållningsplatser som skapats för ditt evenemang.
För mindre evenemang, t.ex. företagsmöten eller seminarier, räcker det med sex månader.
Det är en helt annan sak när det gäller virtuella evenemang. Du kan behöva minst 12 veckor, särskilt om du inte har hittat rätt produktionspartner som kan hjälpa dig att förverkliga dina planer.
Känner du dig pressad? Ge inte upp. Det är möjligt att planera ett evenemang på kort tid. Men som en allmän regel gäller att ju mer tid du har, desto mer utrymme har du att gå utöver grunderna.
Nu när vi har tittat på några grova tidsramar för evenemang, låt oss gå in på detaljerna i planeringen av dem:
När du planerar ett evenemang ska du börja med de saker du inte kan klara dig utan. Dessa viktiga delar av ditt evenemang bör inte ändras eller omplaneras.
Här är några exempel:
Börja alltid med oåterkalleliga villkor som dessa eftersom de redan är förutbestämda. Du har ingen möjlighet att ändra dem.
När du är klar med förutsättningarna kan du gå vidare till partners, leverantörer och sponsorer.
Leverantörerna är hjärtat i ditt evenemang. Det är de som ger det liv. Det enda du kan göra här är att inkludera dem i ditt evenemangsplaneringsschema.
Det är bra att dina leverantörer har en uppfattning om hur lång tid det tar för dem att göra din dröm till verklighet.
Du kanske vill överväga dessa exempel när du skapar ditt schema:
Kom ihåg att tidpunkten för dina partners också kan påverka budgeten för ditt evenemang. Du har till exempel redan bokat en evenemangslokal för ett visst datum.
Men du har förstått att en av leverantörerna måste förbereda allt kvällen före evenemanget. Det innebär att du måste lägga ut mer pengar för att hyra lokalen, eftersom det kommer att ta mycket längre tid för dig att få tillgång till den.
Eventplanering är en kreativ process och idéer kommer från alla håll. Börja inte med ett enda projekt. Skapa i stället några projekt som du kan dela med dig av till ditt team och be dem granska.
Kom ihåg att du inte kommer att lyckas första gången - det är helt acceptabelt. Det är viktigt att ha flera förslag på tidpunkter för evenemangsplaneringen, som överensstämmer med målen och syftena med ditt evenemang.
En annan viktig aspekt av evenemangsplanering är att förutse det oförutsägbara. När du planerar in i minsta detalj kommer det säkert att uppstå hinder.
Det kan till exempel vara att företaget inte hinner städa konferensrummet i tid. Eller så råkade huvudtalaren få för lite tid på sig.
Planera för det oväntade genom att skapa utrymme för rörelse. På så sätt kan du hålla dig lugn och sansad och inte bli stressad i sådana situationer.
När du har en tidsplan ska du skicka ut den till alla intressenter och ge dem tid att komma med synpunkter.
Lyssna på vad de har att säga. Upptäckte de några smärtpunkter som du inte kunde identifiera? Kommer vissa leverantörer att behöva mer tid än vad du har gett dem? Stämmer datum och tider?
Gör nödvändiga justeringar efter behov och var flexibel inför oväntade förändringar.
Nu när du känner till grunderna i schemaläggning och hur lång tid du bör planera för, låt oss prata om innehållet i schemaläggningen.
Börja planeringsprocessen genom att överväga målen för ditt evenemang. Välj vilken typ av evenemang du vill vara värd för, tänk på hur det kommer att se ut och bestäm publikens närvaro.
Dessa frågor kan hjälpa dig att avgöra om du ska anordna ett hybridevent, ett fysiskt eller ett virtuellt event. När du har en uppsättning mål som vägleder dig kan ditt team följa dem.
När så många människor är inblandade i planeringen av ett evenemang kan det vara förvirrande att inte känna till rollerna och ansvarsområdena.
Därför är det oerhört viktigt att delegera uppgifter och tydligt definiera vad varje person ska göra. På så sätt kommer alla att vara på samma våglängd och veta vilka tidsfrister de måste uppfylla.
Ett framgångsrikt evenemang skulle inte vara komplett utan en budget. Detta förhindrar kostnadsöverskridanden och gör att du kan avgöra vilka kostnader som ska skäras ned.
Att välja en evenemangsplats är avgörande för planeringen av alla evenemang, eftersom det hjälper till att bestämma datumen för evenemanget.
Detsamma gäller för virtuella plattformar. Du bör kunna välja den eventhanteringslösning som passar dina behov.
Evenemangsplanering skulle vara ofullständig utan marknadsföring och marknadsföring. Använd olika strategier när du sprider ordet om ditt evenemang.
Tänk på din målgrupp och ta reda på vilka platser de besöker. Det är en bra idé att skapa en funktionell och lättanvänd webbplats för evenemanget som folk kan registrera sig på. Annonsera sedan ditt evenemang på olika marknadsföringsplattformar.
Ungefär vid den här tiden bör du vara klar med att marknadsföra evenemanget och budgetera.
Tre månader efter evenemangets start bör du flytta uppmärksamheten till att välja programvara för evenemangsregistrering, boka återstående leverantörer och presentationsutrustning.
Registreringen är den första kontaktpunkten mellan ditt evenemang och deltagarna. Den ska göra ett positivt första intryck på dem. Hur ska det gå till? Med hjälp av den enklaste registreringen.
Erbjud kampanjer och incitament, till exempel biljetter för tidiga registreringar. Kontakta besökarna via e-post om de inte kunde fylla i formuläret.
En enkel registrering kan göra planeringen av ditt evenemang enklare än någonsin tidigare.
Eventplaneringen skulle inte vara komplett utan cateringfirmor och andra partners. Tre månader före evenemanget kan du börja leta efter leverantörer som matchar målen för ditt evenemang. Bestäm dig sedan slutligen för dem innan tre månader har gått.
Tips: Boka leverantörer så tidigt som möjligt. Du kommer att ha en konkurrensfördel jämfört med andra arrangörer som också behöver dem.
Vänta inte till dagen för evenemanget med att färdigställa biografier och detaljer om talarna. Diskutera med dina presentatörer vad de ska göra för sina presentationer. Se till att de har en uppsättning ämnen och diskussionspunkter som redan är förberedda.
Tidigare nämnde vi vikten av att förvänta sig det oväntade. Detta gäller även för att skapa beredskapsplaner för att skydda dina lyssnare och talare i händelse av naturkatastrofer eller andra oförutsedda omständigheter.
Ditt evenemang är bara en månad bort. Vid det här laget bör det mesta av planerings- och anställningsarbetet redan vara gjort. Det återstår bara att se till att allt går smidigt.
Det är enkelt och tydligt här: Ring matleverantören och se till att de kan leverera enligt de överenskomna planerna.
När du har tagit hand om registreringen av evenemanget, meddela din leverantör den slutliga gästlistan eller antalet personer så att de kan göra de nödvändiga arrangemangen.
Eventplattformar och leverantörer av eventtjänster finns i alla former och storlekar. Oavsett om det är en rumsleverantör, en designer, en AV-produktion eller ett marknadsföringsteam är listan oändlig.
Om du fortfarande behöver, kontrollera varje leverantör och kontrollera med alla om de tidigare diskuterade planerna.
Du kan behöva göra lämpliga ändringar. Det kan t.ex. hända att lokalleverantören inte tillåter att du håller ett evenemang dagen innan. Eller så kanske din hårdvaruleverantör inte har den diminstallation du behöver.
Bekräfta detaljerna med dem alla så att allt går smidigt på evenemangsdagen.
Din personal och dina besökare bör informeras om vad de ska göra under evenemangsdagen.
Håll dem uppdaterade och informera dem om eventuella ändringar. Du kan t.ex. ge deltagarna instruktioner om hur de kommer till ett evenemang. Samtidigt kan du upprepa personalens roller och ansvarsområden.
Du kan bara genomföra ett ROI-fokuserat event genom att gå igenom schemaläggningsprocessen.
Evenemang är stora affärer, oavsett skala. Korrekt planering är nyckeln till att uppfylla dina besökares och gästers förväntningar.
Letar du efter programvara för virtuell evenemangshantering? Confentas lösning för eventhantering kan ta dina virtuella och hybridevent till nästa nivå, locka fler deltagare och öka konverteringsgraden för ditt event.
Boka en gratis demo av vår programvara för virtuella evenemang eller kontakta oss för mer information.
Vad är en tidslinje för ett evenemang?
Eventets tidslinje är en kronologisk lista över alla steg i eventplaneringen. Scheman för evenemang kan planeras för en lång tid och för dagen för evenemanget.
När ska jag börja marknadsföra ett evenemang?
Det är bättre om du börjar marknadsföra ditt evenemang minst 2-3 månader innan det börjar.
Hur lång är tidslinjen för evenemangsplaneringen?
Planeringsschemat för evenemanget bör omfatta minst 4-6 månader.
Behöver jag sponsorer för ett litet evenemang?
Ja, det beror på. Många evenemang gynnas av att ha en sponsor. Sponsorer kan hjälpa till att samla in pengar och öppna möjligheter till nätverkande. Men du kanske inte behöver en sponsor om du är värd för ett litet evenemang, t.ex. ett företagsmöte.
Boka en kostnadsfri konsultation nu , så hjälper vi dig att förenkla evenemangsprocessen!
Vi rekommenderar också:
