Процесс планирования мероприятий может оказаться непосильным даже для опытных организаторов. Просто необходимо учитывать слишком много факторов.
У вас есть посетители, регистрация на мероприятие, маркетинговые стратегии и спонсорство, не говоря уже о виртуальных, гибридных и исключительно очных мероприятиях с различными потребностями.
Вы говорите: Я понимаю. Это сложно. Но как мне спланировать время проведения мероприятия? Я ведь не могу предсказать будущее, верно?
Остановитесь и сделайте глубокий вдох. Не позволяйте себе беспокоиться о том, что вряд ли произойдет в обозримом будущем.
Графики мероприятий помогут вам укрепить свои мысли и спланировать успешное событие. Мы покажем вам, как составить такой план, и дадим советы, на каких аспектах мероприятия следует сосредоточиться.
Давайте разберемся с несколькими моментами: Ваш график не будет полезен, если до начала мероприятия не прошло достаточно времени.
Не существует единого ответа на вопрос о том, когда следует планировать мероприятия. В конечном итоге все зависит от типа мероприятия, которое вы хотите провести.
Это большое или маленькое мероприятие? Это имеет значение, поскольку планирование крупных мероприятий может занимать до 12 месяцев. Кроме того, для крупных мероприятий вам придется бронировать места проведения и нанимать подходящие развлекательные заведения, созданные специально для вашего события.
В то же время для небольших мероприятий, таких как корпоративные встречи или семинары, достаточно шести месяцев.
Совсем другое дело, когда речь идет о виртуальных мероприятиях. Вам может понадобиться не менее 12 недель, особенно если вы не нашли подходящих партнеров по производству, которые помогут вам реализовать ваши планы.
Чувствуете давление? Не сдавайтесь. Можно спланировать мероприятие за короткое время. Но, как правило, чем больше у вас времени, тем больше у вас свободы действий, чтобы выйти за рамки основных принципов.
Теперь, когда мы рассмотрели примерные сроки проведения мероприятий, давайте перейдем к тонкостям их планирования:
Планируя мероприятие, начните с того, без чего вы не можете обойтись. Эти жизненно важные части вашего мероприятия не должны меняться или переноситься.
Вот несколько примеров:
Всегда начинайте с необратимых условий, потому что они уже предопределены. У вас нет возможности их изменить.
Закончив с предварительными условиями, переходите к партнерам, поставщикам и спонсорам.
Поставщики - это сердце вашего мероприятия. Они воплощают его в жизнь. Единственное, что вы можете сделать, - это включить их в свой график планирования мероприятия.
Хорошо, если ваши поставщики имеют представление о том, сколько времени им потребуется, чтобы воплотить вашу мечту в реальность.
Вы можете рассмотреть эти примеры при составлении расписания:
Помните, что время появления ваших партнеров может также повлиять на бюджет вашего мероприятия. Например, вы уже забронировали место проведения мероприятия на определенную дату.
Но вы понимаете, что один из поставщиков должен подготовить все за ночь до мероприятия. Это означает, что вам придется выложить больше денег за аренду помещения, поскольку доступ к нему займет гораздо больше времени.
Планирование мероприятий - это творческий процесс, и идеи будут приходить со всех сторон. Не начинайте с одного проекта. Вместо этого создайте несколько проектов, которыми вы можете поделиться со своей командой и попросить их рассмотреть.
Помните, что с первого раза у вас ничего не получится - это вполне допустимо. Важно иметь несколько предложений по срокам планирования мероприятия, соответствующих целям и задачам вашего события.
Еще один важный аспект планирования мероприятий - предвидение непредсказуемого. Когда вы планируете все до мельчайших деталей, обязательно возникнут препятствия.
Например, ваше заведение не смогло вовремя убрать конференц-зал. Или у основного докладчика случайно закончилось время.
Планируйте непредвиденные ситуации, создавая пространство для движения. Это позволит вам сохранять спокойствие, хладнокровие и не испытывать стресса в случае возникновения подобных ситуаций.
Как только вы составите расписание мероприятий, разошлите его всем заинтересованным сторонам и дайте им время на обратную связь.
Послушайте, что они скажут. Выявили ли они какие-либо болевые точки, которые вы не смогли определить? Потребуется ли некоторым поставщикам больше времени, чем вы им отвели? Совпадают ли даты и время?
Вносите необходимые коррективы по мере необходимости и будьте гибкими к неожиданным изменениям.
Теперь, когда вы знаете основы планирования мероприятий и то, на какой срок их нужно планировать, давайте поговорим о содержании расписания.
Начните процесс планирования с рассмотрения целей вашего мероприятия. Выберите тип мероприятия, которое вы хотите провести, подумайте о том, как оно будет выглядеть, и определите аудиторию.
Эти вопросы помогут вам решить, какое мероприятие проводить - гибридное, очное или виртуальное. Как только вы определите цели, которыми вы руководствуетесь, ваша команда сможет следовать им.
Когда в планировании мероприятия участвует так много людей, незнание ролей и обязанностей может сбить с толку.
Поэтому очень важно делегировать задачи и четко определить, что должен делать каждый человек. Таким образом, все будут на одной волне и будут знать, в какие сроки им нужно уложиться.
Успешное мероприятие будет неполным без бюджета. Это позволит избежать перерасхода средств и определить, какие расходы следует сократить.
Выбор места проведения мероприятия очень важен при планировании любого события, поскольку он помогает определить даты проведения.
То же самое относится и к виртуальным платформам. Вы должны иметь возможность выбрать решение для управления мероприятиями, которое соответствует вашим потребностям.
Планирование мероприятия было бы неполным без продвижения и маркетинга. Используйте различные стратегии для распространения информации о вашем мероприятии.
Подумайте о своей целевой аудитории и выясните, какие места она часто посещает. Хорошая идея - создать функциональный и простой в использовании сайт мероприятия, на котором люди смогут зарегистрироваться. Затем рекламируйте свое мероприятие на различных маркетинговых платформах.
Примерно к этому времени вы должны закончить продвижение мероприятия и составление бюджета.
Через три месяца после начала мероприятия вам следует переключить свое внимание на выбор программного обеспечения для регистрации участников, бронирование оставшихся поставщиков и оборудования для презентации.
Регистрация - это первая точка контакта между вашим мероприятием и посетителями. Она должна произвести на них положительное первое впечатление. Как? С помощью простейшей регистрации.
Предлагайте акции и поощрения, например, билеты за раннюю регистрацию. Свяжитесь с посетителями по электронной почте, если они не смогли заполнить форму.
Простая регистрация может сделать планирование вашего мероприятия проще, чем когда-либо прежде.
Планирование мероприятия было бы неполным без поставщиков провизии и других партнеров. За три месяца до события начните искать поставщиков, которые соответствуют целям вашего мероприятия. Затем окончательно определитесь с ними до истечения трех месяцев.
Совет: бронируйте поставщиков как можно раньше. У вас будет конкурентное преимущество перед другими организаторами мероприятий, которые также нуждаются в них.
Не дожидайтесь даты проведения мероприятия, чтобы окончательно подготовить биографии и подробную информацию о докладчиках. Обсудите с докладчиками, что они должны сделать для своих презентаций. Убедитесь, что у них уже есть готовые темы и вопросы для обсуждения.
Ранее мы уже говорили о том, что важно ожидать неожиданностей. Это относится и к созданию планов на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы защитить слушателей и докладчиков в случае стихийных бедствий или других непредвиденных обстоятельств.
До начала вашего мероприятия остался всего один месяц. К этому времени большая часть работы по планированию и найму персонала уже должна быть выполнена. Остается только убедиться, что все пройдет гладко.
Здесь все просто и понятно: Позвоните поставщику еды и убедитесь, что он сможет выполнить оговоренные планы.
После того как вы позаботились о регистрации мероприятия, сообщите поставщику окончательный список гостей или количество человек, чтобы он мог сделать необходимые приготовления.
Ивент-платформы и поставщики услуг для проведения мероприятий бывают разных форм и размеров. Будь то поставщик помещений, дизайнер, аудио-видео оборудование или маркетинговая команда - список бесконечен.
Если вам все еще нужно, проверьте каждого поставщика и уточните у всех ранее обговоренные планы.
Возможно, вам придется внести соответствующие изменения. Например, поставщик помещения может не разрешить вам провести мероприятие накануне. Или у поставщика оборудования может не оказаться нужной вам противотуманной установки.
Уточните детали со всеми, чтобы в день мероприятия все прошло гладко.
Ваш персонал и посетители должны быть проинформированы о том, что им следует делать в течение дня мероприятия.
Держите их в курсе событий и по мере необходимости сообщайте им о любых изменениях. Например, вы можете предоставить посетителям инструкции о том, как пройти на мероприятие. В то же время вы можете повторить роли и обязанности вашего персонала.
Провести мероприятие, ориентированное на ROI, можно только с помощью процесса планирования.
Мероприятия - это большой бизнес, независимо от масштаба. Правильное планирование - ключ к удовлетворению ожиданий ваших посетителей и гостей.
Вы ищете программное обеспечение для управления виртуальными мероприятиями? Решение Confenta для управления мероприятиями может вывести ваши виртуальные и гибридные мероприятия на новый уровень, привлечь больше посетителей и повысить коэффициент конверсии вашего мероприятия.
Закажите бесплатную демонстрацию нашего программного обеспечения для организации виртуальных мероприятий или свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.
Что такое временная шкала мероприятия?
Временная шкала мероприятия - это хронологический перечень всех этапов планирования мероприятия. Расписание мероприятий может быть спланировано как на длительный срок, так и на день проведения мероприятия.
Когда следует начинать продвижение мероприятия?
Будет лучше, если вы начнете рекламировать свое мероприятие как минимум за 2-3 месяца до его начала.
Какова продолжительность планирования мероприятия?
График планирования мероприятия должен охватывать не менее 4-6 месяцев.
Нужны ли мне спонсоры для небольшого мероприятия?
Это зависит от обстоятельств. Многие мероприятия выигрывают от наличия спонсора. Спонсоры могут помочь собрать средства и открыть возможности для налаживания контактов. Но вам может не понадобиться спонсор, если вы проводите небольшое мероприятие, например корпоративную встречу.
Закажите бесплатную консультацию прямо сейчас, и мы поможем вам упростить процесс организации мероприятий!
Также рекомендуем вам почитать:
Оптимизация очных мероприятий с помощью цифровой автоматизации регистрации и продажи билетов
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения мероприятий Confenta
