Tapahtumien suunnitteluprosessi voi olla ylivoimainen jopa kokeneille järjestäjille. Huomioon otettavia tekijöitä on yksinkertaisesti liikaa.
On osallistujia, tapahtumien rekisteröintiä, markkinointistrategioita ja sponsorointia, puhumattakaan virtuaalisista, hybriditapahtumista ja yksinomaan henkilökohtaisista tapahtumista, joilla on erilaiset tarpeet.
Niinhän sinä sanot: Ymmärrän. Se on monimutkaista. Mutta miten suunnittelen tapahtuman ajoituksen? Enhän voi ennustaa tulevaisuutta?
Pysähdy ja hengitä syvään. Älä anna itsesi murehtia jotain sellaista, joka ei todennäköisesti tapahdu lähitulevaisuudessa.
Tapahtuma-aikataulut auttavat sinua maadoittamaan ajatuksesi ja suunnittelemaan onnistuneen tapahtuman. Näytämme, miten tällainen suunnitelma laaditaan, ja annamme vinkkejä siitä, mihin tapahtuman osa-alueisiin kannattaa keskittyä.
Hoidetaan muutama asia pois alta: Aikataulustasi ei ole hyötyä, jos ennen tapahtuman alkua ei ole kulunut tarpeeksi aikaa.
Kysymykseen siitä, milloin tapahtumat kannattaa aikatauluttaa, ei ole yhtä ainoaa vastausta. Viime kädessä se riippuu siitä, millaisen tapahtuman haluat järjestää.
Onko kyseessä suuri vai pieni tapahtuma? Tällä on merkitystä, sillä suurten tapahtumien suunnitteluun voi kulua jopa 12 kuukautta. Lisäksi sinun on varattava tapahtumapaikat suuria tapahtumia varten ja palkattava sopivia, tapahtumaasi varten luotuja viihdepaikkoja.
Samaan aikaan pienempiin tapahtumiin, kuten yrityskokouksiin tai seminaareihin, riittää kuusi kuukautta.
Virtuaalitapahtumien kohdalla asia on täysin toinen. Saatat tarvita vähintään 12 viikkoa, varsinkin jos et ole löytänyt oikeita tuotantokumppaneita, jotka auttavat sinua toteuttamaan suunnitelmasi.
Tunnetko paineita? Älä anna periksi. On mahdollista suunnitella tapahtuma lyhyessä ajassa. Yleissääntönä kuitenkin on, että mitä enemmän aikaa sinulla on, sitä enemmän liikkumavaraa sinulla on mennä perusasioita pidemmälle.
Nyt kun olemme tarkastelleet tapahtumien karkeaa aikataulua, siirrymme niiden suunnittelun yksityiskohtiin:
Kun suunnittelet tapahtumaa, aloita asioista, joita et voi jättää pois. Näitä tapahtuman elintärkeitä osia ei pidä muuttaa tai siirtää.
Tässä on muutamia esimerkkejä:
Aloita aina tällaisista peruuttamattomista ehdoista, koska ne ovat jo ennalta määrättyjä. Sinulla ei ole mitään mahdollisuutta muuttaa niitä.
Kun olet käsitellyt ennakkoedellytykset, siirry kumppaneihin, myyjiin ja sponsoreihin.
Myyjät ovat tapahtumasi sydän. He herättävät sen eloon. Ainoa asia, jonka voit tehdä tässä yhteydessä, on sisällyttää heidät tapahtuman suunnitteluaikatauluusi.
On hyvä, että myyjilläsi on käsitys siitä, kuinka kauan heiltä kestää tehdä unelmastasi totta.
Voit ottaa nämä esimerkit huomioon aikataulua laatiessasi:
Muista, että yhteistyökumppaneidesi ajoitus voi vaikuttaa myös tapahtumasi budjettiin. Olet esimerkiksi jo varannut tapahtumapaikan tietyksi päivämääräksi.
Ymmärrät kuitenkin, että yhden toimittajan on valmisteltava kaikki tapahtumaa edeltävänä iltana. Tämä tarkoittaa, että joudut pulittamaan enemmän rahaa tilojen vuokraamiseen, koska tiloihin pääseminen kestää paljon kauemmin.
Tapahtuman suunnittelu on luova prosessi, ja ideoita tulee joka suunnasta. Älä aloita yhdestä projektista. Luo sen sijaan joitakin projekteja, jotka voit jakaa tiimisi kanssa ja pyytää heitä tarkistamaan.
Muista, että et onnistu ensimmäisellä kerralla - se on täysin hyväksyttävää. On tärkeää, että sinulla on useita ehdotuksia tapahtumasuunnittelun ajoituksesta, jotka ovat sopusoinnussa tapahtumasi päämäärien ja tavoitteiden kanssa.
Toinen tärkeä osa tapahtumasuunnittelua on ennakoida ennalta arvaamatonta. Kun suunnittelet pienintä yksityiskohtaa myöten, esteitä tulee väistämättä vastaan.
Esimerkiksi toimipaikkasi ei pystynyt siivoamaan kokoustilaa ajoissa. Tai pääpuhujalta loppui vahingossa aika.
Suunnittele odottamatonta varten luomalla tilaa liikkumiselle. Näin voit pysyä tällaisissa tilanteissa rauhallisena, viileänä etkä stressaantuneena.
Kun sinulla on aikataulu, jaa se kaikille sidosryhmille ja anna heille aikaa palautteen antamiseen.
Kuuntele, mitä heillä on sanottavaa. Paljastivatko he mitään kipupisteitä, joita et pystynyt tunnistamaan? Tarvitsevatko jotkut toimittajat enemmän aikaa kuin olet antanut heille? Sopivatko päivämäärät ja kellonajat yhteen?
Tee tarvittavat muutokset tarpeen mukaan ja ole joustava odottamattomien muutosten suhteen.
Nyt kun tiedät tapahtuman aikataulutuksen perusteet ja sen, kuinka pitkäksi aikaa sinun tulisi suunnitella, puhutaanpa tapahtuman aikataulun sisällöstä.
Aloita suunnitteluprosessi pohtimalla tapahtumasi tavoitteita. Valitse tapahtuman tyyppi, jonka haluat järjestää, mieti, miltä se näyttää, ja määritä yleisön osallistujamäärä.
Nämä kysymykset voivat auttaa sinua päättämään, järjestätkö hybridi-, kasvokkain vai virtuaalisen tapahtuman. Kun sinulla on tavoitteet, jotka ohjaavat sinua, tiimisi voi seurata niitä.
Kun tapahtuman suunnitteluun osallistuu niin monta ihmistä, roolien ja vastuiden tuntemattomuus voi olla hämmentävää.
Siksi on erittäin tärkeää delegoida tehtäviä ja määritellä selkeästi, mitä kunkin henkilön tulee tehdä. Näin kaikki ovat samalla aaltopituudella ja tietävät, mitä määräaikoja heidän on noudatettava.
Onnistunut tapahtuma ei olisi täydellinen ilman budjettia. Näin estetään kustannusylitykset ja voidaan määrittää, mitä kustannuksia on leikattava.
Tapahtumapaikan valinta on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa tapahtuman suunnittelussa, sillä se auttaa määrittämään tapahtuman päivämäärät.
Sama koskee virtuaalialustoja. Sinun pitäisi pystyä valitsemaan tarpeisiisi sopiva tapahtumanhallintaratkaisu.
Tapahtuman suunnittelu olisi epätäydellistä ilman myynninedistämistä ja markkinointia. Käytä erilaisia strategioita, kun levität sanaa tapahtumastasi.
Mieti kohdeyleisöäsi ja selvitä, missä paikoissa he käyvät. On hyvä luoda toimiva ja helppokäyttöinen tapahtumasivusto, johon ihmiset voivat ilmoittautua. Mainosta sitten tapahtumaasi eri markkinointialustoilla.
Noin tähän aikaan tapahtuman mainostaminen ja budjetointi pitäisi olla valmis.
Kolmen kuukauden kuluttua tapahtuman alkamisesta sinun pitäisi siirtää huomiosi tapahtuman rekisteröintiohjelmiston valintaan, jäljellä olevien myyjien varaamiseen ja esitystarvikkeiden valintaan.
Rekisteröinti on ensimmäinen kontaktipiste tapahtumasi ja osallistujien välillä. Sen pitäisi tehdä heihin myönteinen ensivaikutelma. Miten? Yksinkertaisimman rekisteröinnin avulla.
Tarjoa kampanjoita ja kannustimia, kuten lippuja ennakkoilmoittautujille. Ota yhteyttä kävijöihin sähköpostitse, jos he eivät pystyneet täyttämään lomaketta.
Yksinkertainen rekisteröityminen voi tehdä tapahtuman suunnittelusta helpompaa kuin koskaan ennen.
Tapahtuman suunnitteluaikataulu ei olisi täydellinen ilman pitopalveluja ja muita yhteistyökumppaneita. Aloita kolme kuukautta ennen tapahtumaa sellaisten toimittajien etsiminen, jotka vastaavat tapahtumasi tavoitteita. Päätä sitten lopullisesti heidän kanssaan ennen kolmen kuukauden päättymistä.
Vinkki: Varaa toimittajat mahdollisimman aikaisin. Saat kilpailuetua muihin tapahtumajärjestäjiin nähden, jotka myös tarvitsevat heitä.
Älä odota tapahtumapäivään asti viimeistellä elämäkertoja ja puhujien yksityiskohtia. Keskustele esittelijöiden kanssa siitä, mitä heidän tulisi tehdä esityksiään varten. Varmista, että heillä on jo valmiiksi joukko aiheita ja keskustelunaiheita.
Mainitsimme aiemmin, että on tärkeää odottaa odottamatonta. Tämä koskee myös varasuunnitelmien luomista kuulijoiden ja puhujien suojelemiseksi luonnonkatastrofien tai muiden odottamattomien tilanteiden varalta.
Tapahtumaasi on enää kuukausi. Tähän mennessä suurimman osan suunnittelu- ja palkkaustyöstä pitäisi olla jo tehty. Jäljellä on enää varmistaa, että kaikki sujuu ongelmitta.
Se on tässä yksinkertaista ja selkeää: Soita ruoantoimittajalle ja varmista, että he voivat toimittaa sovitut suunnitelmat.
Kun olet hoitanut tapahtuman ilmoittautumisen, ilmoita toimittajalle lopullinen vieraslista tai henkilömäärä, jotta hän voi tehdä tarvittavat järjestelyt.
Tapahtuma-alustoja ja tapahtumapalvelujen tarjoajia on monenlaisia. Olipa kyseessä sitten tilojen tarjoaja, suunnittelija, AV-tuotanto tai markkinointitiimi, lista on loputon.
Jos vielä on tarvetta, tarkista jokainen toimittaja ja tarkista kaikkien kanssa aiemmin keskustellut suunnitelmat.
Saatat joutua tekemään asianmukaisia muutoksia. Tilatoimittaja ei esimerkiksi ehkä salli tilaisuuden järjestämistä edellisenä päivänä. Tai laitteistotoimittajallasi ei ehkä ole tarvitsemaasi sumuasetelmaa.
Vahvista yksityiskohdat kaikkien kanssa, jotta kaikki sujuu ongelmitta tapahtumapäivänä.
Henkilökunnalle ja vierailijoille on tiedotettava, mitä heidän pitäisi tehdä tapahtumapäivän aikana.
Pidä heidät ajan tasalla ja kerro heille tarvittaessa muutoksista. Voit esimerkiksi antaa osallistujille ohjeet siitä, miten tapahtumaan pääsee. Samalla voit kerrata henkilökunnan roolit ja vastuualueet.
Voit toteuttaa ROI-keskeisen tapahtuman vain käymällä läpi aikataulutusprosessin.
Tapahtumat ovat iso bisnes, olipa niiden laajuus mikä tahansa. Asianmukainen suunnittelu on avain kävijöiden ja vieraiden odotusten täyttämiseen.
Etsitkö virtuaalista tapahtumanhallintaohjelmistoa? Confentan tapahtumanhallintaratkaisu voi viedä virtuaaliset ja hybriditapahtumasi seuraavalle tasolle, houkutella enemmän osallistujia ja nostaa tapahtumasi konversioastetta.
Varaa ilmainen demo virtuaalisesta tapahtumaohjelmistostamme tai ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja.
Mikä on tapahtuman aikajana?
Tapahtuman aikajana on kronologinen luettelo kaikista tapahtuman suunnittelun vaiheista. Tapahtumien aikataulut voidaan suunnitella pitkälle aikavälille ja tapahtumapäivälle.
Milloin tapahtuman mainostaminen pitäisi aloittaa?
Tapahtuman mainostaminen kannattaa aloittaa vähintään 2-3 kuukautta ennen sen alkamista.
Kuinka pitkä on tapahtuman suunnittelun aikataulu?
Tapahtuman suunnitteluaikataulun tulisi kattaa vähintään 4-6 kuukautta.
Tarvitsenko sponsoreita pieneen tapahtumaan?
Se riippuu. Monet tapahtumat hyötyvät sponsorista. Sponsorit voivat auttaa keräämään varoja ja avata verkostoitumismahdollisuuksia. Et kuitenkaan välttämättä tarvitse sponsoria, jos järjestät pienen tapahtuman, kuten yrityskokouksen.
Varaa maksuton konsultaatio nyt, niin opastamme sinua tapahtumaprosessin yksinkertaistamisessa!
Suosittelemme myös:
